Bạn vừa ký hợp đồng thuê mặt bằng trên tầng cao và muốn dọn vào làm việc ngay tháng tới, nhưng ban quản lý tòa nhà lại báo chỉ cho khoan cắt sau sáu giờ chiều. Đây là tình huống rất nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp phải khi bắt đầu thi công nội thất văn phòng trong các tòa nhà thương mại. Khác với nhà phố có thể làm việc cả ngày, mặt bằng chung phụ thuộc hoàn toàn vào nội quy vận hành của tòa nhà để tránh ảnh hưởng đến các công ty đang làm việc ở tầng kế bên.
Rào cản lớn nhất thường nằm ở việc phân chia giữa khung giờ làm việc êm và khung giờ gây tiếng ồn. Trong giờ hành chính, các tòa nhà thường cấm tuyệt đối việc khoan bê tông, cắt gạch, bắn vít vào tường hoặc sử dụng hóa chất có mùi nồng như sơn dầu và keo dán sàn. Mọi công việc phát sinh tiếng động lớn hay bụi bẩn đều phải dời sang buổi tối hoặc ngày cuối tuần. Điều này kéo theo một sự đánh đổi rõ ràng: nếu muốn rút ngắn thời gian để kịp ngày khai trương, bạn phải chấp nhận chi phí nhân công làm đêm và phí dịch vụ ngoài giờ nộp cho tòa nhà; ngược lại, nếu chỉ chọn làm vào cuối tuần để tiết kiệm phụ phí, tổng thời gian hoàn thiện mặt bằng sẽ kéo dài hơn dự kiến.
Để hạn chế thời gian phải gò lưng làm đêm tại công trường, khâu thiết kế nội thất văn phòng ngay từ đầu cần ưu tiên các hạng mục có thể gia công sẵn ở bên ngoài. Thay vì mang ván gỗ lên mặt bằng mới đo cắt bụi bặm như khi làm nhà riêng hay thiết kế biệt thự, đơn vị sản xuất nên chia sẵn cụm bàn làm việc, quầy lễ tân, tủ hồ sơ và kệ khu pantry thành các mô-đun vừa với kích thước thang máy hàng. Khi đưa lên tầng, việc lắp ráp các tấm đã khoan mồi sẵn diễn ra khá êm, hoàn toàn có thể thực hiện một phần trong giờ hành chính mà không vi phạm quy định tiếng ồn của ban quản lý.
Vận chuyển vật tư và bảo vệ khu vực chung cũng là nơi dễ phát sinh lỗi nếu không hỏi kỹ từ đầu. Chẳng hạn, nếu bạn đặt làm một mặt bàn họp nguyên khối quá dài mà quên đo chiều cao cửa và chiều sâu buồng thang máy tải hàng, tấm gỗ đó sẽ nằm kẹt ở tầng hầm, buộc phải thuê người khiêng bộ qua thang thoát hiểm hoặc cắt đôi mặt bàn ngay tại chỗ. Ngoài ra, ban quản lý luôn yêu cầu bọc lót sàn hành lang, vách thang máy trước khi chuyển đồ và chỉ cho phép tập kết phế liệu ở khu vực quy định vào những khung giờ nhất định trong ngày.
Một vướng mắc khác hay làm chậm ngày bàn giao là thủ tục đấu nối hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, thường gọi là hệ thống cơ điện và phòng cháy chữa cháy. Khi bạn dựng thêm vách ngăn để chia phòng họp hoặc phòng riêng cho quản lý từ khu chỗ ngồi mở, vị trí đầu phun nước chữa cháy, đầu báo khói và miệng gió điều hòa trên trần có thể bị lệch hoặc bị che khuất. Mọi thay đổi liên quan đến các hạng mục này đều phải nộp bản vẽ cho bộ phận kỹ thuật tòa nhà duyệt trước, đồng thời phải đặt lịch cắt nước hoặc ngắt điện tạm thời trước vài ngày chứ không thể tự ý tháo lắp.
Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thi công nội thất cũng cần tính vào tổng thời gian chuyển văn phòng vì ban quản lý thường mất vài ngày làm việc để xem xét bản vẽ, nhận khoản tiền đặt cọc thi công và cấp thẻ ra vào cho từng người. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một đơn vị vừa thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng để chủ động việc gia công sẵn cấu kiện và phối hợp theo quy định tòa nhà, bạn có thể trao đổi trực tiếp với MoreHome qua hotline 09.31.31.88.77.
Ngay hôm nay, trước khi chốt bản vẽ bố trí mặt bằng cuối cùng, bạn hãy nhắn ban quản lý tòa nhà gửi cuốn sổ tay hướng dẫn thi công và dùng thước đo lại chiều rộng, chiều cao cửa thang máy hàng cùng lối rẽ hẹp nhất dẫn vào văn phòng của mình.