Cầm trên tay bản vẽ mặt bằng trống vừa ký hợp đồng thuê, nhiều chủ doanh nghiệp mới bắt đầu lúng túng: đặt dãy bàn làm việc ở đâu để kê đủ chỗ cho mười mấy người mà vẫn chừa được lối đi thoải mái? Khi diện tích có hạn, việc thiết kế nội thất văn phòng cần bắt đầu từ những con số thực tế như số lượng nhân sự hiện tại, số người dự kiến tăng thêm trong năm tới và thói quen làm việc hàng ngày của từng bộ phận. Thay vì chọn bàn ghế theo cảm hứng, người phụ trách nên đo kỹ từng góc tường, vị trí cột chịu lực và hướng cửa sổ trước khi lên phương án mặt bằng.
Quyết định đầu tiên thường nằm ở việc chia không gian mở hay ngăn phòng riêng. Không gian mở giúp ánh sáng tự nhiên đi xuyên suốt mặt bằng, tiết kiệm diện tích làm vách ngăn và giúp các nhóm trao đổi nhanh hơn. Tuy nhiên, sự đánh đổi rất rõ ràng là tiếng ồn. Chẳng hạn, nếu nhóm kinh doanh thường xuyên gọi điện tư vấn ngồi ngay cạnh nhóm kế toán hoặc lập trình cần sự yên tĩnh, hiệu suất của cả hai bên đều dễ bị ảnh hưởng. Để xử lý tình huống này mà không làm văn phòng bị bí, bạn có thể dùng vách kính kết hợp rèm sáo cho một phòng họp nhỏ, hoặc đặt các tấm vách tiêu âm, tức loại vách bọc nỉ hoặc gỗ có khe hút âm thanh, kẹp trực tiếp trên mặt bàn làm việc.
Cửa ra vào và khu vực đón khách trong văn phòng nhỏ cũng dễ chiếm mất phần diện tích quý giá nếu bố trí theo lối cũ. Một lỗi dễ gặp là đặt quầy lễ tân quá lớn kèm bộ sofa cồng kềnh ngay cửa, khiến lối đi vào khu làm việc chính bị thắt cổ chai. Khác với việc thiết kế biệt thự vốn có sảnh đón rộng rãi để phô diễn các món đồ bề thế, mặt bằng văn phòng nhỏ cần sự gọn gàng và đi thẳng vào công năng. Nếu doanh nghiệp ít khi đón khách vãng lai, bạn có thể lược bỏ quầy lễ tân cố định, thay bằng một bàn chờ nhỏ gọn đặt sát vách лого và tận dụng luôn phòng họp gần cửa làm nơi tiếp khách khi cần.
Sắp xếp xong chỗ ngồi và nơi tiếp khách, bài toán tiếp theo là cất đồ đạc, hồ sơ và bố trí góc nghỉ ngơi. Hồ sơ giấy tờ, máy in, văn phòng phẩm và đồ cá nhân của nhân viên nếu không có chỗ cất riêng sẽ nhanh chóng phủ kín mặt bàn. Thay vì đặt nhiều tủ thấp chiếm diện tích sàn, hãy chọn hệ tủ kịch trần hoặc tủ âm vào các hốc tường cạnh cột tòa nhà. Tương tự, khu pantry, tức góc pha trà, cà phê và để lò vi sóng, chỉ cần một hệ kệ treo tường kết hợp tủ dưới nhỏ gọn. Bạn nên đặt góc này gần trục kỹ thuật hoặc khu vệ sinh chung của tòa nhà để tiện đường nước và tránh mùi thức ăn lan vào chỗ ngồi làm việc.
Ánh sáng và đường dây điện mạng là phần ít nhìn thấy trên bản vẽ phối cảnh nhưng lại quyết định sự thoải mái khi vận hành. Ngồi dưới ánh đèn quá chói hoặc bị sập bóng trên màn hình máy tính suốt tám tiếng sẽ gây mỏi mắt. Khi lên bản vẽ thiết kế nội thất và chuẩn bị thi công nội thất, vị trí đèn trần cần khớp với dãy bàn đã chia, đồng thời các hộp điện âm bàn phải được tính sẵn để dây sạc, dây mạng không vương vãi dưới sàn. Việc đặt sẵn ổ cắm tại chân vách phòng họp và góc đặt máy in cũng giúp bạn tránh cảnh phải kéo dây nối dài chằng chịt sau khi dọn vào.
Khâu thi công nội thất văn phòng thực tế trong các tòa nhà thương mại còn phụ thuộc nhiều vào quy định của ban quản lý. Hầu hết các tòa nhà đều yêu cầu làm thủ tục đăng ký thi công, nộp bản vẽ điện nước và chỉ cho phép khoan cắt, vận chuyển vật liệu bằng thang hàng vào ban đêm hoặc cuối tuần để không ảnh hưởng các văn phòng xung quanh. Nếu tự gọi nhiều nhóm lẻ tẻ vào làm, bạn rất dễ bị trễ ngày khai trương do các bên chờ đợi nhau hoặc chưa quen thủ tục tòa nhà. MoreHome thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng, hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp đồng bộ từ bản vẽ đến lắp đặt thực tế; khi cần trao đổi cụ thể về mặt bằng, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua hotline 09.31.31.88.77.
Trước khi bắt tay vào vẽ hay mua sắm bất cứ món đồ nào, chiều nay bạn hãy thử cầm thước dây đo lại chiều rộng lối đi hẹp nhất trên mặt bằng và ghi ra giấy danh sách các thiết bị dùng chung như máy in, bình nước, tủ hồ sơ cần chỗ đặt cố định.