Khi bước ra khỏi thang máy hoặc mở cửa kính văn phòng, khách đến giao dịch thường dừng lại vài giây để tìm người hướng dẫn. Nếu quầy lễ tân đặt quá sát cửa, một nhóm ba bốn người cùng đứng chờ sẽ lập tức chắn ngang lối đi của nhân viên bên trong. Ngược lại, đặt quầy lùi quá sâu lại khiến người lạ dễ đi thẳng vào khu vực bàn làm việc trước khi có ai kịp hỏi thăm. Vì vậy, việc đầu tiên trước khi chọn kiểu dáng là đo khoảng đứng chờ trước mặt quầy và chừa lối rẽ sang phòng họp hoặc dãy bàn làm việc chung.
Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển sang mặt bằng mới, diện tích dành cho sảnh đón thường không quá rộng. Một sự đánh đổi rất hay gặp là làm quầy thật bề thế để tạo ấn tượng ban đầu nhưng lại ép hẹp khoảng lùi của ghế ngồi phía sau. Chẳng hạn, nếu phần lối vào chỉ rộng vừa phải mà đặt một chiếc quầy dài kèm ghế xoay lớn, nhân sự lễ tân mỗi lần đứng dậy lấy tài liệu sẽ va lưng ghế vào vách logo. Cách xử lý thực tế hơn là thu gọn chiều dài quầy, đổi sang dáng chữ L ôm nhẹ theo góc tường hoặc dùng quầy thẳng kết hợp tủ phụ đặt lệch sang một bên.
Nhìn từ phía khách đứng, mặt trước quầy cần phẳng phiu và sạch sẽ, nhưng phía bên trong lại là một bàn làm việc thực thụ với máy tính, điện thoại bàn, sổ ký nhận và các kiện hàng chuyển phát nhanh. Lỗi dễ gặp nhất khi đóng quầy là làm một mặt bàn phẳng duy nhất giống hệt bàn họp, khiến toàn bộ dây sạc, giấy tờ nháp và cốc nước lộ ra ngay tầm mắt người đối diện. Khi lên phương án thiết kế nội thất cho khu vực sảnh, việc chia quầy thành hai cao độ khác nhau sẽ giải quyết gọn sự lộn xộn này. Phần gờ cao phía ngoài vừa tầm tay khách đứng ký tên, còn mặt bàn thấp bên trong giúp giấu màn hình máy tính và chừa các hộc kéo có khóa để cất con dấu, hóa đơn hoặc bưu phẩm chờ bàn giao.
Vật liệu và ánh sáng quanh quầy cũng cần tính theo thói quen sử dụng hằng ngày chứ không chỉ nhìn trên bản vẽ. Nếu chọn mặt đá sáng màu hoặc gỗ sơn bóng kết hợp đèn rọi thẳng từ trần xuống, bề mặt quầy nhìn rất bắt mắt nhưng dễ gây chói mắt cho người ngồi làm việc suốt tám tiếng và dễ lộ vết trầy khi đặt thùng hàng lên. Bạn có thể chọn bề mặt gỗ công nghiệp phủ mờ cho phần bàn làm việc bên trong để êm tay, còn đèn trang trí chỉ nên hắt nhẹ vào vách phía sau hoặc dưới chân quầy. Ngoài ra, vì khu vực lễ tân thường nhiều tiếng trao đổi điện thoại và tiếng bước chân, nên đặt một vách ngăn lửng hoặc dãy tủ hồ sơ làm lớp đệm âm thanh trước khi nối vào khu ngồi làm việc mở.
Khi chuyển sang bước thi công nội thất văn phòng, hạng mục quầy lễ tân thường liên quan trực tiếp đến đường dây mạng và ổ cắm điện âm sàn hoặc âm tường. Nếu làm việc trong các tòa nhà thương mại, việc khoan cắt sàn hay lắp vách logo có đèn thường phải đăng ký làm ngoài giờ hành chính để tránh tiếng ồn và bụi ảnh hưởng các tầng xung quanh. Do đó, số lượng ổ cắm cho máy tính, máy in, bộ phát mạng và đèn hắt cần được chốt vị trí từ lúc duyệt bản vẽ sản xuất, tránh cảnh quầy lắp xong mới phải kéo dây nối dài vắt ngang lối đi.
MoreHome thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng, hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp đồng bộ từ khu vực lễ tân, phòng họp đến chỗ ngồi làm việc theo mặt bằng thực tế. Nếu cần trao đổi thêm về phương án bố trí, bạn có thể gọi trực tiếp qua hotline 09.31.31.88.77.
Ngay hôm nay, bạn hãy thử đứng tại cửa chính văn phòng, đo chiều rộng lối đi dự kiến và liệt kê những thiết bị nhân sự lễ tân sẽ đặt trên mặt bàn để có sẵn dữ liệu sát thực tế nhất trước khi chốt kích thước quầy.