Khi nhận bàn giao một mặt sàn trống, câu hỏi đầu tiên thường là nên để thông suốt hay dựng vách ngăn từng bộ phận. Mở toàn bộ giúp mặt bằng trông rộng, đỡ tốn tiền làm vách và lắp thêm điều hòa. Tuy nhiên, tiếng trao đổi qua điện thoại hay tiếng bước chân đi lại rất dễ làm ngắt quãng những người cần tập trung đọc số liệu. Ngược lại, dựng quá nhiều phòng nhỏ trên diện tích hẹp lại khiến lối đi bị vụn, thiếu sáng và bí khí.
Để quyết định phần nào mở, phần nào đóng, hãy nhìn vào thói quen làm việc hàng ngày của từng nhóm. Bộ phận kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng thường xuyên gọi điện suốt ngày. Nếu đặt họ ngồi ngay cạnh nhóm kế toán hoặc lập trình viên, cả hai bên đều dễ mệt mỏi vì tiếng ồn. Lúc này, việc gom nhóm hay trao đổi nhiều ra khu vực mở và tách nhóm cần sự yên tĩnh vào một góc riêng có vách kính hoặc tủ hồ sơ cao che chắn sẽ hợp lý hơn.
Một lỗi khá phổ biến là dành quá nhiều diện tích cho các phòng chức năng ít dùng tới. Chẳng hạn, doanh nghiệp có khoảng mười lăm nhân sự nhưng lại ngăn riêng một phòng họp lớn và hai phòng quản lý, khiến khu vực ngồi làm việc chính bị ép vào góc thiếu sáng tự nhiên. Cách xử lý là thu gọn phòng họp vừa đủ cho những buổi làm việc nhóm từ bốn đến sáu người, kết hợp làm nơi tiếp khách khi cần. Các cuộc họp toàn công ty ít diễn ra hơn có thể tận dụng ngay khoảng trống ở khu làm việc chung hoặc khu pantry.
Ánh sáng và luồng di chuyển cũng là điểm phải đánh đổi khi dựng vách. Trong quá trình lên phương án thiết kế nội thất, việc đo đạc kỹ vị trí cửa sổ và họng gió điều hòa trên trần sẽ quyết định loại vách ngăn nên chọn. Nếu mặt bằng chỉ có một mặt thoáng, hãy ưu tiên xếp các dãy bàn làm việc chung sát cửa sổ để nhiều người cùng hưởng ánh sáng tự nhiên. Các phòng kín như phòng họp hay phòng giám đốc nên lùi vào phía trong và dùng vách kính để ánh sáng xuyên qua, tránh cảm giác bức bối như ngồi trong hộp kín.
Riêng với vấn đề âm thanh ở văn phòng mở, bạn không nhất thiết phải xây tường gạch mới giảm được tiếng ồn. Có thể đặt các dãy tủ tài liệu cao làm vách ngăn lửng giữa các cụm bàn, vừa có chỗ cất đồ gọn gàng vừa cản bớt âm thanh truyền thẳng. Ngoài ra, bố trí một hoặc hai buồng điện thoại nhỏ ở góc phòng sẽ giúp nhân viên có chỗ trao đổi riêng tư mà không phải mang điện thoại ra hành lang tòa nhà.
Khi chuyển sang bước thi công nội thất văn phòng trong các tòa nhà thương mại, phương án chia phòng còn liên quan trực tiếp đến quy định an toàn và thời gian làm việc của ban quản lý. Mỗi khi dựng thêm vách kịch trần, bạn thường phải điều chỉnh lại đầu phun chữa cháy, miệng gió điều hòa và hệ thống đèn chiếu sáng. Việc đục phá hay khoan cắt gây ồn đa số chỉ được làm ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần, nên càng nhiều hạng mục vách cứng thì thời gian hoàn thiện càng kéo dài. Chọn vách lắp ghép hoặc tận dụng đồ nội thất để phân khu sẽ giúp việc lắp đặt và hoàn trả mặt bằng sau này nhẹ nhàng hơn.
Trước khi chốt bản vẽ mặt bằng hay gọi cho MoreHome qua số 09.31.31.88.77 để bàn về việc thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng, bạn có thể làm ngay một việc nhỏ tại chỗ làm hiện tại. Hãy dành một buổi ghi lại xem bộ phận nào đang phải ra ngoài hành lang nghe điện thoại nhiều nhất và phòng họp đang trống bao nhiêu giờ mỗi tuần, từ đó bạn sẽ biết chính xác mình cần bao nhiêu vách ngăn cho văn phòng mới.