Chuyển về văn phòng mới chưa đầy ba tháng mà trên nóc tủ thấp đã chất đầy thùng giấy, còn dưới gầm bàn kế toán lại thêm vài chồng bìa còng là cảnh rất dễ gặp ở các doanh nghiệp nhỏ. Nguyên nhân thường không phải vì thiếu tủ, mà vì lúc đầu mọi người gom chung tất cả chỗ cất đồ vào một góc và mặc định rằng cứ có cánh tủ đóng lại là xong. Khi giấy tờ phát sinh mỗi ngày mà chỗ cất lại ở xa tay với, nhân viên sẽ chọn cách tiện nhất là để tạm ngay trên mặt bàn.
Muốn tránh cảnh đó, việc đầu tiên trước khi đặt đóng tủ là tách bạch ba nhóm đồ theo tần suất lấy ra cất vào. Hồ sơ đang xử lý trong tuần cần nằm ngay trong tầm tay ngồi, có thể là hộc tủ di động dưới gầm bàn hoặc kệ thấp sát cụm bàn làm việc. Chứng từ của các quý trước ít tra cứu hơn thì dồn về hệ tủ cao sát tường. Riêng những thứ không phải giấy tờ như văn phòng phẩm dự trữ, thiết bị mạng dự phòng, túi quà tặng khách hàng hay đồ dùng khu pantry cần có khoang riêng, tránh nhét chung vào tủ tài liệu khiến mỗi lần tìm một cuộn băng dính lại phải lục tung các tập hợp đồng.
Chia xong nhóm đồ rồi mới tính đến việc đặt tủ ở đâu trên mặt bằng để không làm nghẽn lối đi và giữ được độ thoáng cho khu ngồi làm việc. Chẳng hạn, ở các văn phòng nhỏ tận dụng hệ tủ lửng để ngăn khu làm việc chung với lối đi vào phòng họp, nếu chọn tủ quá cao sẽ làm vùng bàn phía trong bị tối và bí, còn nếu làm tủ quá thấp thì mặt trên của tủ rất dễ biến thành bàn để đồ lặt vặt trông khá luộm thuộm. Cách xử lý vừa phải là giữ chiều cao tủ ngang tầm ngực khi đứng, mặt trên có thể chia thêm khay cố định hoặc đặt chậu cây nhỏ để hạn chế thói quen tiện tay vứt tập hồ sơ lên đó.
Một lỗi rất dễ gặp khác khi lên phương án thiết kế nội thất văn phòng là chỉ nhìn kích thước thùng tủ trên mặt bằng mà quên đo khoảng vướng lúc mở cánh và lúc người đứng cúi xuống tìm đồ. Nếu đặt một dãy tủ cánh mở quay dọc theo hành dẫn vào khu bàn làm việc chung, chỉ cần một người mở hai cánh tủ ra tra cứu là lối đi lập tức bị chắn một nửa, người đi qua phải né tránh rất bất tiện. Với những đoạn hành lang hẹp như vậy, chuyển sang cánh trượt hoặc dùng tủ không cánh cho các ngăn để sổ sách thường dùng sẽ đỡ tốn diện tích đứng thao tác hơn, dù đổi lại cánh trượt chỉ mở được một nửa bề ngang khoang tủ mỗi lần.
Khi chuyển từ bản vẽ sang giai đoạn thi công nội thất, phần chia đợt bên trong tủ mới là thứ quyết định tủ có chứa được nhiều như tính toán hay không. Bìa còng khổ lớn đứng cao hơn tập giấy A4 thông thường khá nhiều; nếu chia các tầng kệ bằng nhau theo cảm tính, lúc đưa bìa hồ sơ vào sẽ bị kịch chiều cao và buộc phải đặt nằm ngang, vừa tốn chỗ vừa khó rút tập ở dưới cùng. Tốt hơn cả là đo trực tiếp loại cặp file mà bộ phận kế toán, nhân sự đang dùng để lấy chiều cao lọt lòng chuẩn, đồng thời chừa một vài đợt kệ có chốt di động để sau này dễ nâng hạ khi đổi loại hộp lưu trữ. Khi cân đối mặt bằng căn hộ thực tế, bạn có thể tham khảo thêm các phương án thiết kế nội thất chung cư để chọn bố cục gọn và hợp thói quen sinh hoạt.
Những khoang chứa giấy in hoặc chứng từ đóng tập dày cũng cần được lưu ý gia cố đáy và vách đỡ để tránh võng đợt sau một thời gian chất nặng.
Cuối cùng, chỗ lưu trữ trong văn phòng còn bao gồm cả chỗ cất mũ bảo hiểm, áo mưa khô, túi xách cá nhân hoặc balo laptop của nhân viên. Khi bỏ qua nhu cầu này, toàn bộ lưng ghế xoay và gầm bàn làm việc sẽ phải gánh hết đồ cá nhân, làm không gian chung trông chật chội ngay từ sáng sớm dù tủ hồ sơ vẫn còn trống. Tùy diện tích thực tế, doanh nghiệp có thể bố trí một hệ tủ locker nhỏ gần cửa ra vào, tích hợp vào mặt sau của vách quầy lễ tân, hoặc chia riêng một khoang tủ đứng gần khu pantry để gom gọn đồ dùng sinh hoạt.
MoreHome thiết kế, sản xuất và thi công nội thất văn phòng; nếu cần trao đổi trực tiếp về cách bố trí mặt bằng và hệ tủ lưu trữ cho văn phòng chuẩn bị chuyển hoặc cải tạo, bạn có thể gọi hotline 09.31.31.88.77. Trước khi bắt đầu vẽ hay đặt tủ mới, bạn hãy thử đi một vòng quanh văn phòng hiện tại, đếm xem đang có bao nhiêu thùng carton hoặc chồng hồ sơ phải nằm ngoài tủ và hỏi nhanh bộ phận hành chính, kế toán xem mỗi ngày họ mở ngăn nào nhiều nhất.